4 Tipps, wie Du mit einem optimierten Einkauf in der Gastro die Kontrolle behältst und Lebensmittelkosten sparst

Nicht wissen, wie viel auf Lager ist, sich stundenlang mit Anrufen und E-Mails mit Lieferanten herumschlagen oder nach Gefühl und ohne Überblick bestellen. Bevor ich bei Cosmo Burger angefangen habe, gehörte dies zu meinem Arbeitsalltag dazu und kostete mich wertvolle Zeit, die ich eigentlich für andere Aufgaben brauchen konnte.

Zum Glück ist das nun bei Cosmo Burger anders. Denn hier haben wir von Beginn an auf ein digitales System gesetzt, mit dem wir den Bestellprozess um vieles einfacher, schneller und bequemer erledigen.

In diesem Artikel erfährst Du, wie auch Du den Bestellprozess in Deinem Betrieb optimieren kannst. Ich zeige Dir meine 4 Tipps für einen verbesserten Einkauf in der Gastronomie, wie Du dadurch die Kontrolle behältst und Deine Lebensmittelkosten senkst. Also, legen wir los!

Diesen Tipp kann ich Dir sehr nahelegen, da dies den gesamten Bestellprozess maßgeblich beeinflusst. Ich bin froh, dass wir ein digitales System verwenden, um unseren Einkauf zu managen. Denn seien wir mal ehrlich: Würdest Du nicht lieber ein einziges System für alle Bestellungen verwenden, anstatt Dich mit verschiedensten Kanälen wie E-Mail, Telefon oder Fax herumzuschlagen.

Genau aus diesem Grund haben wir uns für eine smarte Softwarelösung entschieden: die Bestellplattform von FoodNotify. Das Coole daran ist, dass im System all unsere Lieferanten angebunden sind – von unseren regionalen Obst- und Gemüsehändlern bis zu unseren Getränkelieferanten – und wir alle Bestellungen auf einen Blick an einem Ort sehen.

Wenn ich nun Bestellungen tätige, wähle ich die Lieferanten aus, bei denen ich bestellen möchte, und füge die Produkte dem Warenkorb hinzu. Aber es geht noch einfacher: Mit der Auto-Refill-Funktion werden mir automatische Bestellvorschläge angezeigt und ich kann so gezielt den Warenbestand auffüllen. So verhindern wir, das zu viel bestellt wird, sparen eine Menge Kosten und vermeiden Lebensmittelabfälle.

Ein digitales System funktioniert nur dann gut, wenn sämtliche Abläufe einheitlich und standardisiert ablaufen. Deshalb ist es wichtig, dass Du Standardverfahren und Richtlinien für den Bestellprozess einführst ­– egal ob Du einen Groß- oder Kleinbetrieb hast.

In erster Linie habe ich dafür fixe Tage definiert, an denen ich mich um den Einkauf kümmere. So bestellen wir zum Beispiel bei unserem Obst- und Gemüsehändler jeden Montag, Mittwoch und Freitag frische Produkte für unsere leckeren Burger und Milkshakes. Dazu kommen noch Bestellungen beim Getränkelieferanten und beim Großhandel für andere Artikel. Diese erledige ich einmal in der Woche.

Beim Festlegen von standardisierten Abläufen hilft uns aber auch FoodNotify. Das Tool bietet uns nämlich die Möglichkeit, Sortimentseinschränkungen für jeden Standort festzulegen. Dadurch wissen wir in allen Filialen genau, was bestellt werden soll und Fehlbestellungen lassen sich vermeiden – was wiederum eine Menge Kosten spart.

Damit Du nur das bestellst, was auch wirklich benötigt wird, solltest Du den Echtzeit-Lagerstand Deines Betriebs kennen. Auch hier empfehle ich Dir, eine digitale Lösung zu verwenden, die mit Deinem Bestellsystem vernetzt ist. Das Tolle daran ist, dass alle Informationen immer transparent und lückenlos verfügbar sind.

Mit FoodNotify haben wir also nicht nur eine Bestellplattform gefunden, sondern auch ein Warenwirtschaftssystem. Die Verknüpfung der beiden Systeme verrät mir den Echtzeit-Lagerstand in unserer Filiale. Ich sehe genau und topaktuell, wie viel wir jeweils im Trockenlager und im Kühlhaus auf Lager haben.

Das Ganze wird durch die Verknüpfung unseres Kassensystems mit FoodNotify abgerundet. Dadurch erhalten wir einen transparenten Überblick vom Einkauf bis zum Verkauf. Bei einer Bestellung im Lokal werden die einzelnen Produkte automatisch im System verbucht und so im Lager aktualisiert. Dies vereinfacht nicht nur unseren Einkauf, sondern unterstützt uns auch im Lagermanagement. Eine Win-win-Situation also.

Alle Tipps, die ich Dir bisher gezeigt habe, zahlen sich nur dann aus, wenn Du auch dafür sorgst, neu gelieferte Ware sorgfältig zu prüfen und zu kontrollieren. Denn: Durch eine gründliche Warenannahme verbesserst Du den gesamten Bestellprozess und hast Kontrolle darüber, welche Waren in Bezug auf Qualität und Quantität hereinkommen.

Hier habe ich Dir meine Aufgaben zusammengefasst, die ich jedes Mal bei einer Lieferung erledige, und die ich auch Dir empfehlen kann, um die Warenannahme zu verbessern:

• Vergleiche den Lieferschein mit dem Bestellschein. Stimmen Angaben wie Menge, Gewicht und Preis überein? Wurde die Ware geliefert, die Du bestellt hast? Sei hier sehr genau und nimm Dir Zeit, um alle Daten zu prüfen.
• Kontrolliere die Qualität und Frische der Waren. Sind die Verpackungen sauber, trocken und unbeschädigt? Weisen die Lebensmittel einen produkttypischen Geruch und ein typisches Aussehen auf?
• Achte auf das Mindesthaltbarkeits- bzw. Verbrauchsdatum. Während das Mindesthaltbarkeitsdatum aussagt, wie lange die Ware mindestens haltbar ist, gibt das Verbrauchsdatum an, bis wann das Produkt spätestens verzehrt werden muss. Letzteres steht auf leicht verderblichen Produkten wie Fisch oder Fleisch. Ist dieses Datum überschritten, muss die Ware entsorgt werden.
• Miss die Temperatur der Lebensmittel. Um zu überprüfen, ob die Kühlkette unterbrochen wurde, musst Du die Temperatur der kühlpflichtigen Lebensmittel ermitteln. Prüfe hierfür den Temperaturschreiberausdruck bzw. führe eine zusätzliche Kontrolle mit speziellen Thermometern durch.
• Dokumentiere Mängel und Abweichungen. Wenn Du bei den Lebensmitteln Mängel oder Abweichungen feststellst, musst Du diese genau dokumentieren und sofort dem Lieferanten melden.

Das sind sie also: Meine 4 Tipps für einen optimierten Einkauf in der Gastronomie. Dein Bestellprozess hängt dabei maßgeblich von der Wahl des Systems ab, mit dem Du den Einkauf managst. Eine Lösung, die smart, digital und vernetzt ist, schafft dabei die optimalen Rahmenbedingungen. So behältst Du die Kontrolle, bestellst nur die Waren, die Du benötigst, und sparst dadurch Lebensmittelkosten.

Frank | KÜCHENCHEF
Seit nun schon einem Jahr ist Frank als Küchenchef für die Cosmo Burger Filiale in Wien verantwortlich. Durch seine Belastbarkeit und Hands On Mentalität schafft er es, jede brenzlige Situation in den Griff zu bekommen – weshalb er in unserer Cosmo-Familie auch als wandelnder Feuerlöscher bekannt ist.