Wie ich den Erfolg in meiner Filiale messbar mache

Wir bei Cosmo Burger glauben an Transparenz. Deswegen sind unsere Ziele auch offen für jeden Mitarbeiter einsehbar. Heute möchte ich Dir zeigen, welche Kennzahlen im Bereich Mitarbeitermanagement relevant sind und wie ich es schaffe, unsere Ziele ganz leicht zu erreichen. Ich weiß: Kennzahlen klingen erstmal langweilig. Aber ich verspreche Dir, es wird spannend und für Dich wird sich eine ganz neue Galaxie eröffnen – und ich begleite Dich auf dem Weg dahin.

Auf den ersten Blick scheint die Antwort simpel: Weil mein Regionalmanager die Zahlen sehen möchte. Aber es steckt noch viel mehr dahinter. Denn anhand relevanter Kennzahlen kannst Du Maßnahmen einleiten, die Dir Kosten sparen, Deine Umsätze steigern und die Produktivität in Deiner Filiale erhöhen. Am Ende des Tages interessiert den Regionalmanager nicht, was in Deiner Filiale los ist – für ihn ist vielmehr das große Ganze, das Zusammenspiel der Filialen, relevant. Du selbst profitierst aber viel mehr. Denn Du kannst Dir aus gezieltem Controlling herleiten, wie Du Deine Filiale tagtäglich optimierst. Klingt vielversprechend? Ist es auch! Und es lohnt sich, egal wie groß oder klein Dein Unternehmen ist. Also, legen wir los!

Du weißt sicher, dass es im Bereich Mitarbeitercontrolling die sogenannten qualitativen und quantitativen Faktoren gibt, die Dir einen Einblick in Deine Performance verschaffen. Zu den qualitativen Aspekten zählen zum Beispiel die Mitarbeiterzufriedenheit, oder die Bindung an Deinen Betrieb. Da sie nur schwer zu bestimmen sind, sind sie für ein zahlenbasiertes Controlling zur Vorlage bei unserem Regionalmanager ungeeignet. Wichtig sind sie dennoch, weswegen ich auch in einem meiner letzten Artikel darüber geschrieben habe.

Die quantitativen Faktoren sind diejenigen, die messbar sind und die das ganze Thema Controlling überhaupt erst so spannend machen. Aber Vorsicht: Nicht jede Auswertung, die Zahlen enthält, ist sinnvoll. Es ist wichtig, das Ziel hinter dem Controlling zu kennen und zu verstehen, welche Aussage sich hinter den Spalten und Zahlen verbirgt. Und hier kommen unsere Key Performance Indicator, kurz KPIs, ins Spiel.

In unseren Zielvorgaben ist genau definiert, welche KPIs für unsere Filialen relevant sind, wie diese auszusehen haben und warum wir damit arbeiten. Bei Cosmo Burger möchten wir einzelne Tage in den Filialen so vergleichbar wie möglich gestalten, um stets flexibel auf Performance-Schwankungen reagieren zu können. Alle wichtigen KPIs können wir übrigens wunderbar in E2N, unserer Software für Mitarbeitermanagement, abbilden. Und dank der kostenlosen Webinare, die E2N anbietet, habe ich richtig schnell ins Thema gefunden: Da gibt es nämlich auch verschiedene Aufzeichnungen, die sich speziell ums Controlling drehen.

Umsatz

Überraschung: Natürlich solltest Du bei allem was Du tust, immer den Umsatz Deiner Filiale im Blick behalten. Wichtig ist, dass Du Dich dabei auf den Nettoumsatz konzentrierst.

Produktivität

Die Produktivität verrät mir die durchschnittliche Arbeitsleistung je Mitarbeiter. Bei Cosmo Burger arbeiten wir hier immer mit einer täglichen Zielproduktivität. Das heißt, wir betrachten die Arbeitsstunden eines Tages und setzen sie ins Verhältnis mit dem Gesamtumsatz dieses Tages.

Das Coole: Ich kann im E2N Tagebuch schon während der Dienstplanung sehen, wie sich meine Plan-Produktivität anhand der geplanten Arbeitsstunden verändert. Da ich alle Zahlen über E2N während des Betriebs live im Blick habe, kann ich flexibel reagieren und meine Produktivität halten. Habe ich mich also mal verschätzt und der Ist-Umsatz ist zu gering für das Personal, das ich eingeplant habe, sehe ich das sofort und kann jemanden spontan nach Hause schicken. Dennoch ist es wichtig, Produktivität niemals für sich allein zu betrachten, sondern immer ins Verhältnis zu anderen KPIs zu setzen.

Personalkosten

Eine Größe, die den Unternehmenserfolg natürlich mit beeinflusst, sind die Personalkosten. Bei Cosmo Burger ist uns eines hier besonders wichtig: Durch die reine Optimierung der Personalkosten gewinnen wir erst einmal gar nichts. Ein Tag wird nicht besser, wenn ich unserer Auszubildenden Hannah statt mir die Filialleitung übertrage. Sie ist zwar „günstiger“, aber am Ende des Monats zahlt Cosmo ja trotzdem beide Gehälter. Um also die Personalkosten meiner Filiale zu optimieren, setze ich nicht bei den tatsächlichen Kosten an, sondern schaue mir die gearbeiteten Stunden genauer an – genau wie bei der Produktivität.

Vielleicht ist es Dir schon aufgefallen: Du hast immer zwei Ebenen, die Du betrachten kannst. Du kannst Dich auf Deine Kosten fokussieren und versuchen, diese zu senken – oder Du kannst Dir Deine Leistung anschauen und versuchen, den Output zu verbessern. Für uns war von Beginn an klar: Wir setzen unseren Fokus auf Leistung. Bei uns ist die Produktivität viel relevanter als die Frage, wie wir Personalkosten senken. Denn auf unsere Kosten haben wir viel weniger Einfluss. Alleine durch die Mindestlohnerhöhung, steigen aktuell auch unsere Personalkosten, während dies auf unseren Output keinerlei Einfluss hat.

Personaleinsatz

Unser Personaleinsatz liegt immer bei ca. 27 %. Daran solltest Du Dich aber nicht festhalten: Je nach Art Deines Unternehmens kann dieser Wert variieren. Bei To-Go-Betrieben liegt der Personaleinsatz beispielsweise eher darunter. Hast Du einen familiären Betrieb mit Sitzgelegenheiten und Service-Personal, liegt Dein Wert eher darüber, da sich Deine Mitarbeiter noch mehr Zeit für den einzelnen Gast nehmen. Wichtig ist, Dein Ziel zu kennen und darauf hinzuarbeiten.
Du optimierst Deinen Personaleinsatz ähnlich wie Deine Produktivität: Perfektioniere Deine gearbeiteten Stunden mit Hilfe eines effizienten Dienstplans und Du wirst sehen, dass sich Dein Personaleinsatz Deinem Ziel nähert.

Mit den oben genannten KPIs bekommen Tom (mein Regionalmanager) und ich schon einen richtig guten Einblick in die Filiale. Ich persönlich betrachte aber über das Controlling in E2N noch weitere Werte, die für ein Gesamtbild meiner Überzeugung nach wichtig sind.

Bevor ich bei Cosmo Burger war, ist mir mal etwas passiert, das ich Dir gerne ersparen möchte. Gegen Ende des Jahres habe ich festgestellt, dass viele meiner damaligen Mitarbeiter Überstunden aufgebaut hatten. In dem Restaurant, in dem ich damals war, zählte der Dezember zur umsatzstärksten Zeit, weswegen ein Abbau kaum möglich war und wir viele Auszahlungen leisten mussten. Das hat sich direkt auf den Jahresgewinn des Restaurants ausgewirkt. Daher mein absoluter Herzenstipp: Achte das gesamte Jahr über auf die Plus- und Minusstunden Deiner Mitarbeiter. Versuche sie immer bewusst und ausgeglichen einzusetzen – und erspare Dir damit am Ende des Jahres eine böse Überraschung. Seit ich bei Cosmo Burger bin und mit E2N arbeite, habe ich dieses Problem gar nicht mehr: Hier wird mir nämlich während der Dienstplanung die genaue Auslastung mit angezeigt. Das erleichtert mir es enorm, den Überblick zu behalten.

Urlaubsquote

Ähnlich wie bei den Plus- und Minusstunden solltest Du auch die Urlaubsquote immer im Blick behalten. Ich habe mir für die Filiale Würzburg überlegt: Wie müsste der Urlaub ideal verteilt sein, um am Ende des Jahres keine überschüssigen Urlaubstage zu haben? Meine Mitarbeiter verplanen jetzt jedes Jahr im Januar bereits die Hälfte ihrer Urlaubstage auf das Jahr. Im Juni wird in einem Halbjahresmeeting nochmals darauf hingewiesen, auch die restlichen Tage einzutragen. Während des Jahres habe ich immer im Blick, wie sich die Quote verhält: Optimal wäre ein Wert von ca. 10 %. Das klappt bei uns richtig gut und wir alle können damit vorausschauender planen – die Mitarbeiter ihre Ausflüge, und ich meinen Personaleinsatz.

Auch wenn wir bei Cosmo Burger viel Wert auf Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung legen, lässt es sich nicht vermeiden, dass wir uns hin und wieder von Kollegen trennen müssen. Dabei gilt es zu unterscheiden, ob die Mitarbeiter das Unternehmen auf natürlichem Weg verlassen, wie zum Beispiel durch den Renteneintritt, oder ein unternehmensfremder Grund vorliegt, also eine Kündigung seitens des Unternehmens oder des Mitarbeiters. Letzteres gibt uns einen indirekten Hinweis darauf, wie zufrieden unsere Mitarbeiter tatsächlich bei uns sind, weswegen ich diese KPI immer wieder betrachte und hinterfrage.
Und mal ehrlich: Natürlich ist es schön, wenn Deine Mitarbeiter lange bleiben und sich wohl fühlen. Aber das Ganze hat ja auch noch eine betriebswirtschaftliche Seite. Denn je höher die Fluktuation, desto mehr neue Mitarbeiter müssen eingelernt werden – und das kostet Zeit und Geld und wirkt sich negativ auf die Produktivität aus.

Die Abgänge werden immer über einen bestimmten Zeitraum betrachtet, während der Bestand zu Beginn der Periode an einem Stichtag aufgenommen wird.

Genauso wie die Mitarbeiterfluktuation kann mir auch die Krankenquote einen Hinweis auf die Zufriedenheit in meiner Filiale liefern. Denn Krankheit kann oft von Stress rühren. Wichtig ist, hier nicht eine ausgewogene Interpretation anzusetzen. Pandemiezeiten müssen natürlich berücksichtigt werden, genauso wie eventuelle Vorgeschichten der einzelnen Mitarbeiter. Fakt ist: Wenn die Krankenquote in meiner Filiale bei über 10 % liegen würde, würde ich mir Sorgen machen und versuchen, die Hintergründe zu erforschen.

Durch unsere transparenten Zielvorgaben und durchdachtes Controlling führen wir Cosmo Burger systematisch zum Erfolg – und das kannst Du auch! Bereitest Du sowieso schon KPIs für Deinen Regionalmanager vor, nutze sie für Dich! E2N hilft mir persönlich dabei, die relevanten KPIs in meinen operativen Arbeitsalltag zu integrieren, indem ich sie direkt in der Dienstplanung einsehen kann. Tom nutzt die Zahlen, um sie im Standortvergleich zu analysieren. Das macht er übrigens über ein Dashboard in sell & pick.
Arbeitest Du aktuell noch ohne Erfolgskontrolle, kann ich Dir nur ans Herz legen: Definiere Deine Unternehmensziele und finde heraus, welche Informationen Du brauchst, um dieses Ziel zu beeinflussen. Denke immer daran, dass Deine KPIs Dich nur dann weiterbringen, wenn Du auch die entsprechenden Schritte einleitest, um sie zu optimieren.

Jenny | RESTAURANTLEITERIN
Als Restaurantmanagerin kümmert sich Jenny um einen reibungslosen Ablauf bei einem Besuch in unserer Cosmo Burger Filiale in Würzburg. Mit ihrer jahrelangen Erfahrung und unerschöpflichen Leidenschaft für das Gastgebersein sorgt sie für ein unvergessliches Gästeerlebnis – wie aus einer anderen Galaxie.